De geschatte leestijd voor dit artikel: 4 minuten

Uw accountant is er in principe natuurlijk voor u.
Maar ook uw accountant wil een boterham verdienen, en schrijft daarom graag zijn uren. En soms betekent dat dan wel eens dat hij u niet het allerbeste advies geeft.Wat vertelt uw accountant u niet? Lees hieronder hoe u meer geld overhoudt:

Vergeet u ook wel eens uw zakelijke pinpas of creditcard? En betaalt u daarom met enige regelmaat kleine zakelijke uitgaven van uw privérekening? Om twee redenen kan het in dat geval zinvol zijn om deze uitgaven in de administratie te verwerken, op basis van geschatte – maar goed onderbouwde – bedragen:

• administratieve eenvoud
• de verwachting dat u geld overhoudt van uw geschatte vergoeding, waardoor u een fiscale besparing kan realiseren.

U maakt allerlei kleine kosten, die u uit praktische overwegingen niet allemaal afzonderlijk in de administratie verantwoordt, maar op basis van een schatting in aftrek brengt. Het gaat dan overigens wel alleen om geringe kosten die regelmatig terugkeren. Denk bijvoorbeeld aan parkeerkosten, of kosten van de car wash.

Het is omslachtig om deze kosten steeds afzonderlijk in de administratie te verwerken en niet zelden worden ze ook gewoon vergeten te boeken. Maar wat vertelt uw accountant u niet? U kunt gaan werken met een ‘vaste kostenvergoeding’, zoals ook bij ambulante werknemers gebruikelijk is. U kunt hiervoor aansluiten bij de vergoedingen in de cao van vergelijkbare werknemers, of bij de tabel voor ambtelijke vergoedingen.

Vaste onkostenvergoeding
De vaste kostenvergoeding is in wezen een schatting, een stelpost. In de fiscale handboeken vindt u er weinig over, maar in vrijwel elke IB-aangifte voor ondernemers komt u ze tegen. Zolang de schattingen redelijk zijn, gaan de fiscus en de belastingrechter er over het algemeen mee akkoord. Als de stelposten privé betaald zijn, dan wordt het bedrag bij de winstberekening verwerkt als storting. Bij grote uitgaven gaat dat iets minder makkelijk: ze moeten op declaratiebasis worden verwerkt, compleet met facturen – al was het alleen maar vanwege de btw -.

Een goed onderbouwde schatting maakt u zo
Om de vaste onkostenvergoeding te schatten en hierbij een goede onderbouwing te geven, moet u een aantal maanden bijhouden welke kosten u maakt. Met het oog op eventuele beperkt aftrekbare componenten, moet u vooraf aangeven op welke kostencategorieën de stelpost betrekking heeft.

Geld overhouden
Omdat de vaste vergoeding moet aansluiten bij de in werkelijkheid te maken kosten, is het in theorie niet mogelijk om geld over te houden. In de praktijk zullen zuinige ondernemers niettemin kunnen overhouden van de vergoeding. Het ligt voor de hand dat u dan tijdens de maanden waarin u de kosten bijhoudt, niet al te zeer op de kleintjes let. Zonder het al te gek te maken, natuurlijk: als u in een privéauto rijdt en kilometers declareert voor zakelijke ritten, is de in aanmerking te nemen aftrekpost forfaitair bepaald op €0,19. Dit is inclusief kosten van parkeren, wassen, veerpont, et cetera. Deze kosten kunt u dus niet ook nog in een vaste kostenpost opnemen.

Als u ook privé gebruikmaakt van de auto van de zaak, moet u een bijtelling aangeven. En dan kunnen de kosten voor parkeren, tol of een veerpont (zakelijk en privé!) allemaal als zakelijke kosten worden opgevoerd. Dit geldt ook als deze kosten tijdens een vakantie zijn gemaakt met de auto van de zaak. Ze kunnen eventueel zelfs in de vaste kostenpost worden ingebouwd.

Geen bonnen 
Voor de kleine onkosten hoeft u geen bonnen of facturen te bewaren, maar dat betekent ook dat u er geen btw van kunt aftrekken. Voor maaltijden onderweg kunt u trouwens sowieso geen btw aftrekken.

kostencategorie	bedrag (schatting)	aftrekbaar?
parkeren (alleen als autobijtelling van toepassing is)		ja
veerpont, tol (alleen als autobijtelling van toepassing is)		ja
wassen auto (alleen als autobijtelling van toepassing is)		ja
lidmaatschap ANWB (alleen als autobijtelling van toepassing is)		ja
zakelijke taxikosten		ja
koffie, thee bij thuis werken		ja
consumpties en maaltijden onderweg		beperkt
zakelijke gesprekken privételefoon (niet de abonnementskosten)		ja
cash betaalde kleine zakelijke aanschaffingen		ja
kleine aanschaffingen betaald met privécreditcard(niet in administratie verwerkt)		ja
consumpties voor ontvangen van relaties in woning		beperkt
wassen werkkleding, wassen handdoeken		ja
woon-werkverkeer en zakelijke ritten in privéauto €0,19 per km
woon-werkverkeer en zakelijke ritten in privéfiets, privé motor €0,19 per km
geringe privé betaalde vergoeding meewerkende kinderen (maximaal per jaar, zeg, €1.000, indien hoger: declaratiebasis)

Houd verder rekening met niet aftrekbare kosten, met betrekking tot:

• standsuitgaven (bijvoorbeeld kosten van thuis ontvangen van Rotary-leden)
• plezierjachten
• boetes
• werkruimte thuis
• andere kleding dan werkkleding

Houd ook rekening met in aftrek beperkte kosten, zoals voor:

• voedsel
• drank
• congressen, seminars, symposia en studiereizen

“Voor de goede orde: Ik bepleit geen aftrek van fictieve kosten! Het gaat om aftrek van werkelijk gemaakte kosten, zij het op basis van een onderbouwde schatting”.

Voordeel?
Het moge duidelijk zijn dat de methodiek aan geloofwaardigheid inboet als de via de stelpost lopende kostensoorten ook nog (deels) in de reguliere administratie worden opgevoerd. Maar wie goed schat en het netjes onderbouwt, kan hier wel degelijk zijn of haar voordeel mee doen!