Urenregistratie voor ondernemers

Gratis urenregistratie voor ondernemers

De geschatte leestijd voor dit artikel: 2 minuten

Gebruikers van Google Agenda kunnen zeer gemakkelijk de werkuren bijhouden door de gegevens uit de agenda te exporteren met de gratis rapportagetool GTimeReport. Zo is een gedegen urenregistratie een fluitje van een cent!

Voor wie?

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van Google Agenda, die een urenregistratie of urenverantwoording nodig hebben.

Hoe werkt het?

U houdt de gewerkte uren bij in Google Agenda. Hierin maakt u verschillende agenda’s aan, bijvoorbeeld voor werk en privé. Via een gratis tool worden de gegevens uit de agenda geëxporteerd naar een rapport, dat direct het totaal aantal werkuren berekent. Dit rapport kunt u downloaden als Excel bestand.

Gratis urenregistratie

Het gebruik van Google Agenda en de rapportagetool GTimeReport is geheel gratis. Het is niet nodig om te registreren. Uiteraard hebt u wel een Google Account nodig.

Mogelijkheden en beperkingen

Het grote voordeel is dat u de gegevens overneemt uit Google Agenda: u hoeft geen apart programma te gebruiken, en niets twee keer in te vullen. U kunt de uren bijhouden die u hebt gewerkt in een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand. Door aparte agenda’s aan te maken kunt u ook uren bijhouden die aan een bepaald project zijn besteed. De rapporten zijn eenvoudig, en bevatten alleen de omschrijvingen die in de agenda zijn ingevuld. U kunt een rapport downloaden, maar de gegevens zijn niet direct koppelen aan een factuur- of boekhoudprogramma.

Handleiding urenregistratie met Google Agenda

  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik rechtsboven op het wiel icoon en kies Instellingen voor agenda.
  3. Ga naar het tabblad Agenda’s. U ziet nu de aangemaakte agenda’s.
  4. Voor de uren die u in het rapport wil bijhouden maakt u een aparte agenda aan.
  5. Klik hiervoor op Nieuwe agenda en geef de agenda een naam, bijvoorbeeld “werkuren”.

Agenda maken

Onder Mijn Agenda’s ziet u nu de verschillende agenda’s. Door op de gekleurde blokjes te klikken kunt u 1 of meerdere agenda’s inschakelen. U hoeft dus niet steeds te schakelen tussen verschillende agenda’s.  Werk en privé zijn prima te  scheiden door de uren in de juiste agenda te plaatsen.

Bij het invoeren van een nieuwe afspraak: klik op Maken en kies bij Agenda de juiste agenda. Bij een bestaande afspraak: open de afspraak en kies bij Agenda de juiste agenda.

Om een rapport aan te maken gaat u naar GTimeReport.

  1. Klik op Login to your Google Account (Only Calendar) en geef toestemming om in te loggen.
  2. Vink de juiste agenda aan.  Geef bij period de periode aan waarvan u een rapport nodig hebt.
  3. Controleer of bij output de juiste locatie wordt vermeld. Deze moet hetzelfde zijn als de instellingen in Google Agenda.
  4. Klik op Create report to new window om het rapport op te vragen.
  5. Controleer of de tijdstippen kloppen. Zo niet, pas dan locatie-instellingen aan.
  6. Als het rapport voldoet is het te printen of downloaden als Excel document.

Bron: permunt.net

Over de auteur

Ron Meijer

Twitter

Ron Meijer is zelfstandig belastingadviseur bij Adrome Fiscaal & Blauwe Vrijdag, auteur bij Wolters Kluwer, columnist voor Het Ondernemersbelang en lid van Register Belastingadviseurs. Ron’s motto is: “Alles is aftrekbaar, tenzij..."