De geschatte leestijd voor dit artikel: 1 minuten
U weet vast wel dat de bewaartermijn van uw administratie 7 jaar is. Hebt u er wel eens bij stil gestaan, dat bewaren ook betekent leesbaar bewaren?
Onlangs vroeg ik een nieuwe cliënt naar een bewijsstuk van een boeking van een vorige accountant. U snapt wel dat ik daar een reden voor had. De omzetbelasting was volgens mij onterecht in aftrek genomen, maar ik wilde het zekere voor het onzekere en vroeg aan de ondernemer de kassabon te laten zien.
Na enig zoekwerk kwam deze boven water en wat bleek de kassabon was op thermisch papier afgedrukt waardoor de letters en cijfers niet meer te lezen waren. Dit was nog maar een kassabon van een jaar geleden en deze was al niet meer te lezen! Laat staan als we een kassabon van 6 jaar geleden nog eens wilden lezen.
Wat gaat er gebeuren als de Belastingdienst komt controleren en de kassabon is niet meer te lezen? Bij een enkele kassabon zal een correctie niet zo los lopen maar als er grotere bedragen mee gemoeid zijn loopt u de kans op een correctie.
Tip. Bovenstaande is erg eenvoudig te voorkomen door de kassabon(nen) op een A4 te plakken of te nieten en deze te kopiëren. De kopie kunt u rustig 7 jaar goed leesbaar bewaren en zo loopt u geen risico bij een controle.
Scannen en digitaal opslaan is vanzelfsprekend ook een optie. Echter zorg er dan wel voor dat u een goede back-up heeft van uw bestanden. Immers ook hierop is de bewaartermijn van 7 jaar van toepassing.
Vragen? Wilt u meer informatie? Leg mij dan uw concrete situatie voor. Bel mij gerust op 085 792 00 74 of stuur een mail.
Met vriendelijke groet,
